Pantalla principal de Excel
Pantalla principal de Excel:
Componentes de la pantalla principal de la hoja de cálculo electrónica:
1. Bordes:
Los bordes son las líneas que rodean a una celda o un rango de celdas. Por omisión las celdas de una hoja de cálculo no tiene bordes, pero Excel nos permite añadirlos y aplicarles formato con diferentes colores, estilos y grosores.
Dibujar bordes de celda
1. * Haga clic en Inicio > la flecha Bordes.
2. *Seleccione Dibujar bordes para
los bordes exteriores o Dibujar cuadrícula de borde para
las líneas de la cuadrícula.
3. *Haga clic en la flecha Bordes > en la flecha Color de línea y, a
continuación, seleccione un color.
2. Alineación superior, medio e inferior
Los comandos de Alineación nos ayudan a darle la
orientación adecuada al texto dentro de cada celda así como
combinar celdas independientes para formar una sola celda.
Excel ajustará el texto de la celda insertando
saltos de línea de manera que sea visible con el ancho
específico de la columna. Esto por supuesto afectará el alto de la
fila.
Puedes ajustar la alineación vertical de las
celdas que no se ajustaron con los comandos Alinear en el medio y con
el comando Alinear en la parte inferior.
3. Orientación de texto en la celda
Permite establecer una orientación del texto de las
celdas seleccionadas, haciendo clic en los distintos ángulos del
semicírculo que se muestre o arrastrar el indicador del texto se puede
indicar el grado de giro. Puedes girar el texto hacia arriba, hacia abajo, en
el sentido de las agujas de reloj o en sentido contrario a las agujas de
reloj, o alinear el texto verticalmente.
4. Combinar celdas y centrar títulos
El botón Combinar y centrar permanece resaltado indicando
que dichas celdas han sido combinadas, ai que para regresarlas celdas a su
estado normal deberás hacer clic de nuevo sobre el botón Combinar y centrar
para dividir de nuevo las celdas.
Para combinar un grupo de celdas contiguas se debe
seleccionar primeramente el rango que se unirá y
posteriormente hacer clic en el botón Combinar y centrar que se
encuentra dentro del grupo de Alineación.
5. Ajustar texto
Esto significa que vas a ajustar el tamaño de la
celda para que todo su contenido sea visible dentro de ella, y lo muestre en
varias líneas.
Ajustar el texto en una celda
*Seleccione las celdas.
*En la pestaña Inicio , en alineación, haga clic en ajustar
texto. y, a continuación, haga clic en ajustar texto. El texto de
la celda se ajusta para adaptarse al ancho de la columna. Si cambia
el ancho de columna, el ajuste de texto se adapta
automáticamente.
6. Formato de números
En Excel, puede aplicar formato a números en celdas para cosas
como monedas, porcentajes, decimales, fechas, números de teléfono o números de
la seguridad social.
Al aplicar un formato a un número mejoramos su
apariencia y hacemos que los números sean más fáciles de entender. Los
formatos más comunes para los números incluyen la adición del signo de
porcentaje (%), separador de miles (,), el símbolo de moneda ($) y la cantidad
de decimales a mostrar. Estos comandos los puedes encontrar en la ficha Inicio
en el grupo Número.
De manera predeterminada todas las celdas tienen un formato
conocido como formato General el cual no tiene ningún formato específico y
despliega los valores tal como son, es decir, sin ningún símbolo, coma, etc.
Una manera rápida de cambiar el formato es utilizar la lista
de Formatos que se muestra en el grupo Número. Solamente pulsa
la lista desplegable para observar las opciones disponibles y seleccionar la
que mejor se adapte a tus necesidades.
El formato puede ser aplicado a una sola celda o a varias
celdas a la vez, solamente debes hacer la selección previa de las celdas antes
de aplicar el formato.
7. Aumentar y disminuir decimales
También podemos mostrar menos decimales utilizando el
botón Disminuir decimales o viceversa quieres que se aumenten todos
tus decimales haces clic a Aumentar decimales y los
decimales que gustes y necesites saldrán.
8. Formato condicional
El formato condicional es una herramienta útil
para identificar patrones o tendencias en una hoja de cálculo. Por ejemplo, una
regla podría ser: si el valor es mayor que 5.000, que la celda sea amarilla.
Así, podrás ver de un vistazo las celdas cuyo valor es superior a 5.000.
Seleccione el rango de celdas, la tabla o la hoja donde
desea aplicar formato condicional. En la pestaña Inicio, haga clic
en Formato condicional y, luego, haga clic en Nueva regla. Seleccione
un estilo, por ejemplo, 3-escala de colores, seleccione las condiciones que
desee y, luego, haga clic en Aceptar.
9. Insertar (celdas, filas, hojas y columnas)
*Puede insertar celdas en blanco por encima.
Excel desplaza otras celdas de la misma columna hacia abajo o las celdas de la
misma fila hacia la derecha para acomodar las nuevas celdas.
*Para insertar una única fila, seleccione toda
la fila o una celda en la fila encima de donde quiere insertar la nueva
fila.
*Para insertar una única columna, seleccione
la columna o una celda de la columna situada inmediatamente a la derecha de la
posición en la que desea insertar la nueva columna
*Para hacer documentos que deben ir acompañados de
cuadros de cálculos como los que solemos trabajar en Excel te
permite instalarlos de una manera sencilla: Ubicas el punto donde
quieres insertar el cuadro, le das clic en insertar, seleccionas que quieres
abrir una Hoja de cálculo y aparece lo que indicaste.
10. Autosuma, promedio, contar max y min
Autosuma para usarlo basta con seleccionar el
rango que queremos sumar hacer clic y el resultado aparece en la
celda inmediatamente. Aunque si queremos el resultado e otro
lado basta con seleccionar la celda, luego el rango que queremos sumar, Enter y
listo.
Promedio sirve para obtener el promedio o media aritmética de un conjunto de valores. Como argumentos puede tener celdas individuales y/o rangos de celdas que tengan valores numéricos.
Contar tiene dos argumentos, el primero es el rango cuyas celdas deseas contar y el segundo es el criterio que determina que celda será contada o no.
Min devuelve el valor mínimo de un conjunto de valores. La función MIN la podemos hallar dentro de las funciones Estadísticas.
Max devuelve el valor máximo de un conjunto de valores. La función MAX la podemos hallar dentro de las funciones Estadísticas.
11. Borrar
Elimina todo el contenido de la celda o quita solo el
formato.
BORRAR TODO: Borra toda la
información seleccionada
BORRAR FORMATO: Borra solamente el formato en
su elección
BORRAR CONTENIDO: Borra solamente el contenido
seleccionado
BORRAR COMENTARIOS: Borra solamente el
comentario que has escrito
BORRAR HIPERVÍNCULOS: Borra los hipervínculos que
desde antes pusiste
12. Rellenos
Excel permite rellenar rápidamente celdas con
datos continuos de una fórmula o serie de números, días y
fechas, ya sea manualmente a través del menú. Rellenar o
automáticamente arrastrando el controlador de relleno. Cuando se copian o
rellenan datos con los comandos del menú Rellenar, se pueden
configurar opciones específicas para los patrones de la secuencia de
datos que desee.
13. Ordenar y filtrar
La herramienta Ordenar y Filtrar Datos en Excel nos
permite controlar una de las partes más importante del Análisis de
Datos. Podemos Ordenar alfabéticamente, valores de texto, de forma ascendente y
descendente valores numérico, por color de celda, por color de letra, por
icono, por columna, por más de un criterio entre otras muchas cosas
mas que nos ofrece la Herramienta Ordenar en Excel
Los filtros agrupan información de una base de
datos según nuestra necesidad, también nos permite extraer
información en una hoja externa, así como extraer valores únicos,
filtrar por diferentes criterios.
14. Barra de título
La barra de título es el componente de Excel que
se caracteriza por:
1.- Contienen el nombre del libro sobre el que está
trabajando en ese momento.
2.- Cuando creamos un libro nuevo se le asigna el nombre
provisional "Libro1" hasta que lo guardemos.
15. Barra de acceso rápido
Es una barra de herramientas que se pueden
personalizar y que contiene un conjunto de comandos independientes de la ficha
de la cinta de opciones que se muestra. Esta barra se puede mover desde una de
las dos ubicaciones posibles y se le pueden agregar botones que representan
comandos.
16. Minimizar, maximizar / restaurar, cerrar y opciones de pestaña.
*Botón de minimizar: lo identificas por ser el boton que
esta representado por un guion o signo menos. Este botón te permite quitar la
ventana del escritorio, mientras el programa sigue funcionando.
*Botón maximizar: Una ventana de hoja puede ampliarse
para que ocupe toda la ventana de la aplicación exceptuando el área destinada a
la barra de menús y la barra de herramientas.
*Botón restaurar: Permite volver la pantalla a su estado
anterior
*Botón cerrar: Se encarga de cerrar la ventana.
*Opciones de pestaña: Es una barra de opciones que
aparece siempre por defecto ubicada justo encima de la barra de fórmulas de
Excel. El objetivo de esta cinta es aglutinar los diversos comandos y acciones
del programa.
17. Barra de pestañas
Es donde contiene las pestañas de Excel
18. Barra de herramientas
Las barras de herramientas son una colección de
iconos ilustrados que realizan una función específica. Los botones proporcionan
un camino rápido para ejecutar un comando; es decir, en lugar de abrir un menú
y seleccionar un comando, desde la barra de herramientas con solo oprimir un
botón de se realiza la misma acción.
19. Insertar función
El cuadro de diálogo "Insertar función" en
Excel simplifica el uso de las funciones en nuestras hojas ya que este cuadro
de diálogo nos va brindar ayuda para localizar la función adecuada y nos da
información sobre sus argumentos.
20. Barra de fórmulas
21. Selecciona toda la hoja
En una hoja Excel hay un botón que al presionarlo selecciona
como celdas y filas de Excel pero también se puede hacer con el teclado al solo
oprimir Ctrl+E
22. Columnas y filas (seleccionar todo)
Haga clic en la celda para seleccionarla, para seleccionar
un rango, seleccione un celda y después con el botón izquierdo del mouse
presionado y arrastra sobre otras celdas.
23. Barras de desplazamiento
Se muestra una barra de desplazamiento horizontal y vertical en
un libro de trabajo de Excel para que pueda desplazarse por los datos de su
hoja de cálculo.
24. Barra de etiquetas
La barra de etiquetas agrupa las etiquetas con los
nombre de las hojas que componen el libro. Las etiquetas sirven para indicar el
contenido de la hoja y para moverse entre las hojas; también se pueden utilizar
Ctrl+Avpág para avanzar a la siguiente hoja o Ctrl + Repág para retroceder a la
hoja anterior
25. Barra de estado
La barra de estado en Excel es la barra de la
parte inferior de la ventana de Excel que nos permite controlar lo que sucede
en Excel y controlar ciertas operaciones aritméticas básicas
26. Vista del libro
En Excel contamos
con 3 vistas básicas:
*Vista normal: Es la vista predeterminada en Excel, es
la vista recomendada para trabajar y crear proyectos.
*Vista previa salto de página: En esta vista podemos ver
donde inicia o termina una hoja de Excel para su impresión.
*Vista Diseño de página: En esta vista podemos colocar
encabezado y pie de página, asi como visualizar márgenes y saltos de página es
similar a la vista previa de impresión, pero en esta vista podemos editar
contenido de hojas
27. Zoom
La función de zoom se puede utilizar para acercar
la vista del documento o para alejarla y ver un porcentaje mayor de la página a
tamaño reducido. También puede guardar un ajuste de zoom concreto con un
documento o una plantilla.
28. Captura
29. Gráficos
Es una representación gráfica de ciertos valores
que nos permite hacer una comprobación comparativa de manera visual.
Los gráficos en Excel son una de las herramientas más potentes que
nos ofrece para hacer informes, análisis de datos, etc. El objetivo a conseguir
con los gráficos de Excel será conseguir que la
información mostrada se entienda mejor que los números en
sí mismos
30. Vínculos en Excel
Lo que te permite es copiar los datos de una hoja a otra
tanto del mismo libro como de libros diferentes y lo que es más importante
dicho vínculo hace que si el dato de la hoja inicial o origen cambia, este
cambio también se realiza en la hoja destino.
31. Área de impresión
No siempre se interesa imprimir todo el contenido de una
hoja de cálculo en esas ocasiones es necesario definir el área (rango de celdas)
que queremos imprimir. Una vez definido el área/ rango de impresión las celdas
de la hoja que no forman parte no se imprimen ni se exportan
32. Ajustar área de impresión
Esto sirve para imprimir únicamente un área en específico de
la hoja de cálculo, es decir, imprimir cierta cantidad de columnas y filas
necesarias.
33. Operaciones de la hoja
Líneas de la cuadrícula: también son conocidas como
celdas, son los espacios o campos que conforman las tablas en esta herramienta
se puede reajustar las dimensiones de estas
Encabezados: Son los títulos que llevan cada columna de
la tabla, en esta herramienta se puede modificar el cuerpo del texto de la
misma
34. Biblioteca de funciones
Es la primera pestaña de fórmulas y consta de herramientas
útiles para operar los datos del documento, ya que en esta aplicación se
encuentra la mayor parte de las operaciones matemáticas, algebraicas y
trigonométricas con las que cuenta el programa de Excel.
35. Nombres definidos
Un nombre que representa una celda, un rango de celdas, una
fórmula o un valor constante. Puede crear su propio nombre definido o
Excel puede crear un nombre definido para usted.
36. Mostrar fórmulas
Los resultados de la fórmulas aparecen en la celdas de
la hoja de cálculo, mientras que las fórmulas solo se ven en la barra de
fórmulas, por lo que no aparecerán cuando imprima. Mostrar fórmulas en
las celdas facilita encontrar celdas que contienen fórmulas o comprobar si
hay errores.
37. Opciones de cálculo (manual y automático)
*Automático: Cada vez que ocurran un cierto evento
(nueva formula, cambiar una función) se calcularán todas las
fórmulas del libro. Durante este metodo, si se refresca la hoja se
recalcula todas las funciones.
*Automático excepto en las tablas
*Manual: Es el método recomendado cuando Excel
tarda mucho en recalcular y solo se necesita hacer una vez realizadas ciertas
tareas o en las tareas de mantenimiento. También esto evita que se calcule
todo el libro al guardarlo, abrirlo o cerrarlo. Puede ser útil cuando
tenemos eventos que varían los datos del libro
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